Kernaussage: Unklare Vertriebsrollen führen zu Doppelspurigkeiten, widersprüchlichen Informationen gegenüber Kunden und rechtlichen Risiken; die Klärung von Zuständigkeiten und Zeichnungsbefugnissen reduziert dieses Risiko.

In der Praxis betrifft das oft Vertriebsorganisationen, die ohne klare Regeln arbeiten, Schnittstellen zwischen Außendienst und Innendienst sowie unklare Eskalationswege.

Typische Konstellationen

Häufige Fälle sind

• Mehrere Mitarbeitende bearbeiten denselben Kunden ohne Abstimmung
• Unbefugte geben Zusagen oder unterschreiben Angebote
• Fehlende Dokumentation von Kundengesprächen und Angeboten

Juristische Abgrenzung und Risiken

Entscheidend ist, wer das Unternehmen vertreten darf und welche internen Vollmachten bestehen. Prüfbar sind Arbeitsverträge, Vollmachten wie Prokura sowie Eintragungen im Handelsregister. Unbefugte Zusagen können zu rechtsverbindlichen Verpflichtungen führen.

Wichtige Gesetzesgrundlagen sind das Obligationenrecht und das Zivilgesetzbuch: Obligationenrecht OR und Zivilgesetzbuch ZGB.

Gestaltungsempfehlungen

Praktische Maßnahmen zur Reduktion des Risikos

• Festlegen, wer Angebote macht und wer rechtsverbindlich unterschreibt
• Dokumentationspflichten für Kundenkontakte und Angebote einführen
• Eskalationspfade und interne Genehmigungen schriftlich regeln

Merksatz: Halten Sie Zuständigkeiten und Zeichnungsbefugnisse schriftlich fest.

Merksatz: Dokumentation schafft Nachvollziehbarkeit und mindert Haftungsrisiken.